Sejarah Mail Merge dan Cara Menggunakannya

Tugas Mata Kuliah

Paket Program Niaga

Nama : Muhammad Dede Soleman

Nim : 1422481558

Dosen : Nasril Sany, S.kom,

Pendahuluan

Bagi kita yang sering membuat surat, tentu pernah mengalami kesulitan ketika kita diharuskan membuat surat untuk banyak orang dengan isi yang sama. Tidak jarang sebagian orang awam akan menemui kesulitan ketika harus mengganti nama atau alamat si penerima surat. Nah ada sebuah aplikasi di dalam Microsoft Word yang memungkinkan kita lebih mudah untuk mengerjakan pekerjaan semacam ini. Aplikasi ini yang disebut dengan Mail Merge.

Pengertian Mail Merge

Dalam bahasa Indonesia, pengertian Mail Merge bisa juga disebut dengan “Surat Massal”. Di sini pengertian mail merge adalah sebuah cara atau metode untuk membuat banyak tulisan atau terutama surat dengan format yang sama dengan mudah dan sangat cepat, hanya dengan mengubah sedikit pada bagian nama atau alamat si penerima surat . Untuk bekerja dengan mail merge yang diperlukan hanyalah data yang berisi nama, alamat, jabatan, atau data lainnya yang ingin ditambahkan atau diubah. Untuk format atau isi surat bisa hanya dengan satu format atau satu isi yang sama persis.

Fungsi Mail Merge

Fungsi mail merge dalam pengertian mail merge secara umum adalah untuk membantu mempermudah dalam pembuatan surat atau tulisan lain dalam jumlah yang banyak dengan format yang sama. Fungsi Mail Merge ini sangat membantu, karena dalam cara kerjanya kita hanya perlu membuat dua file. File pertama berupa spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama, alamat, atau data lainnya yang akan diolah. Sedangkan file kedua adalah berupa isi dari surat yang akan mengolah data yang telah ada dari file yang satunya. Dalam pengertian mail merge, di sini ada beberapa contoh mail merge yang paling umum. Contoh mail merge yang paling banyak mungkin bisa dilihat dalam pembuatan surat undangan, surat lamaran kerja, surat pemberitahuan, dan lain sebagainya. Contoh mail merge misalnya dalam membuat surat undangan yang mungkin jumlahnya mencapai puluhan bahkan ratusan, mungkin kita akan kesulitan jika dilakukan dengan cara manual. Namun dengan bantuan aplikasi mail merge ini kita akan sangat dibantu. Yang perlu dilakukan hanyalah membuat database berisi tag nama, alamat, atau info lainnya. Contoh mail merge lainnya misalnya saat harus membuat sebuah surat pemberitahuan untuk banyak orang atau instansi. Untuk mempermudahnya bisa menggunakan aplikasi mail merge ini.

Cara Menggunakan Mail Merge Pada MS Word

Mail Merge adalah suatu tools yang terdapat pada menu bar “Mailings” pada Microsoft Word. Dimana dapat kita manfaatkan untuk membuat database dokumen. Misalkan kita membuat undangan untuk 100 orang. Bukan berarti kita harus menulis surat sejumlah 100 buah untuk 100 undangan. Kita cukup membuat satu buah surat, dan untuk mengisikan nama dan alamat yang berbeda untuk tiap para undangan.

Mungkin penjelasan ini kurang dapat di pahami. Lebih mudahnya, mari kita bersama belajar membuat mail merge.

Langkah 1

Ketikan Surat, sebagai contoh singkat seperti di bawah :

______________________________________________

Kepada :

Alamat :

Diharapkan Kehadirannya :

Pukul : 10:00 WIB

Di Aula Raharja lantai 3

Acara Pembukaan MMSP 2014

Hormat Kami

Panitia

__________________________________________

Langkah 2 (membuat mail merge)

- Klik menu bar Mailling

- Klik Start Mail Merge

- Pilih Letters

- - Kemudian kita Klik Select Recipients

- - Pilih Type New List

- Kemudian akan muncul Windows seperti dibawah :

- Kemudian kita klik tombol “Customize Columns…”, karena kita hanya membutuhkan 2 field, yaitu Nama dan Alamat

- - Setelah kita klik tombol “Customize Columns…”, akan muncul kotak dialog seperti di bawah,

- - Tugas kita disini ilaha menghapus semua field yang ada, dengan cara klik tombol “Delete”, dan akan muncul dialog pertanyaan seperti dibawah,

- Dan kita bias lihat bahwa field “Title” telah hilang, dan lakukan hal tersebut hingga field kosong, seperti gambar di bawah,

- - Kemudian untuk mengisikan field “Nama” dan “Alamat”, kita klik tombol “Add”. Lihat gambar di bawah,

- - Dan seterusnya hingga field “Alamat”, dan klik OK

- Maka akan muncul dialog seperti dibawah,

- - Di dialog ini, kita akan mengisikan data atau nama dan alamt orang yang akan kita undang, pilih “New Entry” (sebanyak kebutuhan kita), lalu klik Ok

- Kemudian kita harus simpan data yang sudah kita inputkan, untuk nama terserah anda.

- Setelah selesai kita membuat data, maka kita menginjak langkah selanjutnya.

Langkah 3

- - Menjalankan mail merge kita, lihat gambar di bawah,

- Posisikan kursor kita di isian Kepada, dan kita klik tombol “Insert Merge Field”, pilih “Nama”, dan pilih “Alamat” untuk isian alamat, maka akan muncul otomatis seperti terlihat gambar dibawah,